EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ

 

Lisansüstü eğitim, araştırma çalışmalarını içermektedir. Bu çalışmaların en temel özelliği özgün nitelikte olma zorunluluğudur. Ar-Ge çalışmaları, önceden tahmin edilemeyen süreçleri ve riskleri barındırır. Böyle bir eğitimden geçen öğrencinin bireysel olarak takip edilmesi gerekmektedir.

 

Standart lisans sistemlerinde ise öğrenciler sınıf mantığı dahilinde sadece derslerinden başarılı olmaktan sorumludurlar. Nasıl ki lisansüstü eğitim bu alana özelleşmiş enstitüler aracılığı ile yönetilmekte ise, bilişim sisteminin de lisansüstü eğitime özel olarak üretilmiş olması gerekmektedir.

 

Yönetmelik Değişse de, PRENS Esnek Yapısıyla Her Şeye Hazır

Üniversiteler için hazırlanmış öğrenci işleri sistemlerinde yaşanan en büyük sıkıntılar, yönetmelik değişikliklerinin iş süreçlerine uyarlanmasında yaşanmaktadır. "Prens - Lisansüstü Öğrenci İşleri Sistemi", YÖK Çerçeve Yönetmeliğine uygun olarak hazırlanmıştır. Bununla beraber sistem tasarım ve geliştirme sürecinde bir çok üniversitenin lisansüstü yönetmeliği incelenmiştir. Sistem ek bir programlama gerekmeksizin tüm üniversitelere uygun olacak şekilde parametrik olarak hazırlanmıştır. Bu bağlamda zaman içerisinde yönetmelikte oluşacak bir çok değişiklik geçmişe dönük örnekler incelenerek belirlenmiş ve sistem tümüyle parameterik olarak tasarlanmıştır. Diğer bir ifade ile, zaman içerisinde ortaya çıkacak uygulama farklılıkları ek bir bakım işlemi gerektirmeksizin, doğrudan enstitü personeli tarafından sisteme kolaylıkla uyarlanabilecektir

 

Başvuru koşullarını her bir akademik birim için ayrı ayrı oluşturabilir, gerekli resmi belgeleri tanımlayabilirsiniz. Anabilim dalları için ayrı ayrı sınav kabul koşullarını belirleyebilirsiniz. Böylelikle henüz başvuru aşamasındaki bir adayın, gerekli başarıyı sağlayamadığı sınavlarla başvuru yapmasının önüne geçmiş olursunuz.

 

Aday öğrencilerinizin başvurularını internet üzerinden alabilmenin en önemli faydası, personelinizin iş yükünü azaltmanın ötesinde olası veri hatalarını engellemektir. Adayların girdiği sınav sonuçları gibi veriler, evrakların enstitüye teslimi sırasında yetkili personelce kontrol edilerek adaylık süreci tamamlanmaktadır.

 

Mülakat sınavı jürisi sistemden atanır. Mülakat sınavı puanları yetkili jüri tarafından sisteme girilir. Girilen puanlar doğrultusunda genel başarı puanı sistem tarafından otomatik olarak hesaplanır. Genel başarı puanları hesaplanmış öğrencilerin, kesin kayıt ya da yedek kayıt hakkı kazanıp kazanmadıklarını sistem otomatik olarak tespit eder.

 

 

Mülakat jürileri yine sistemi kullanarak sınav sonuçlarını yükleyebilirler. Sınav sonuç tutanakları sisteme yüklenen veriler üzerinden otomatik olarak oluşturulur. Mülakat esnasında kazanan adayları eş anlı görüntüleyebilir, daha sonra bu listeyi web sayfanızdan yayınlayabilirsiniz. Böylelikle sonradan karşınıza çıkacak itirazların önüne geçmiş olursunuz.

 

Sisteme girilen bu bilgiler, öğrencinin mülakat sırasında başarı puanının belirlenmesinde ve eğer başarılı olursa kesin kayıtta, öğrenci olarak sisteme tanımlanmasında da kullanılmaktadır.

 

Ders Dönemi Yönetimi

Öğrencileriniz internet üzerinden program kayıtlarını yapabilir, Ekle-Sil işlemlerini gerçekleştirebilirler. Öğrencinin aldığı dersi yeniden alamaması, kaldığı dersi yeniden alma zorunluluğu gibi kontroller otomatik ele alınır. Öğrenci danışmanları, gerekli onaylama işlemlerini web üzerinden tamamlayabilirler. Öğrencinin seçeceği, seçmeli dersler, zorunlu dersler, bilimsel hazırlık dersleri ekranına otomatik olarak gelir. Öğrencinin daha önceki öğretim dönemlerinde kaldığı dersler varsa, sistem bu dersleri otomatik olarak öğrencinin üzerine yapıştırır. Dersin sorumlusu olan öğretim elemanı öğrencinin program kaydını veya Ekle-Sil işlemlerini sistem üzerinden çevrimiçi olarak onaylar.

 

Dersin sorumlusu olan öğretim elemanı, not girişini sistemden çevrimiçi olarak yapar. Dersler üzerinde yapılan küçük değişikliklerin geçmişe dönük öğrencilerde karışıklık olmasını engellemek için ders kodu değiştirmekten sıkıldıysanız, PRENS ders versiyonlama işlemlerini sizin için otomatik ele alacaktır. Örneğin, bir dersin kredisinde değişiklik olmuşsa, sistemde bu değişikliği rahatlıkla yapabilirsiniz, sizin için eski öğrencilerin kredileri otomatik olarak korunacaktır.

 

Banka Harç Ödemeleri

Dönem başında belirlenen harç bedellerinin, kurumunuzla anlaşmalı olan banka tarafından tahsilatı yapılmaktadır. Tahsil edilmesi gereken bedel, öğrencinin kayıtlı olduğu anabilim dalının eğitim diline, öğrencinin kadro durumuna ve uyruğuna göre önemli değişiklikler gösterebilmektedir. "Prens - Lisansüstü Öğrenci İşleri Sistemi" öğrencinin durumuna özel harç bedelinin hesaplanması ve bankaya listelenmesi için gelişmiş harç listesi imkanlarına sahiptir. Zaman içinde gelişen teknolojide bugün sistemler doğrudan karşılıklı iletişime geçilmesi ile harç bedellerini anlık hesaplanması sağlanabilmektedir. Diğer bir ifade ile Prens, bankacılık sistemi ile iletişim kurarak harç bedellerini her bir öğrenci için ayrı ayrı aktarabilmektedir.

 

Harç ödemeleri yapılmadan öğrenciye program kaydı izni verilmemesi otomatik olarak çözümlenmiştir. Bankadan otomatik olarak gelen ödeme bilgisi karşılığında öğrencinin program kaydına izin verilmektedir. Araştırma Görevlisi kadrosunda bulunan öğrenciler için ekranlar, harç bilgisi beklemeksizin otomatik olarak açılmaktadır.

 

Tez Süreçleri

Lisansüstü eğitimin lisans eğitiminden çok önemli farklarla ayrıldığı bilinmektedir. Bu farklılıklar araştırmaya dönük çalışmaların doğasında ortaya çıkmaktadır. Ar-Ge çalışmaları her bir öğrencinin bireysel olarak takip edilmesini zorunlu kılmaktadır. Sınıf düzenin bir grup öğrencinin eğitilmesini temel alan lisans eğitim modeline uygun hazırlanmış bir çok yazılım sistemi, lisansüstüne dönük otomasyonlarda büyük problemler yaşatmaktadır.

 

Sisteme tez önerileri öğrenci tarafından girilir. Sisteme tanımlanan tez önerisi Danışman Öğretim Elemanı, Tez Öneri Jürileri ve Enstitü tarafından çevrimiçi olarak onaylanır. Tez sürecindeki tüm sınavlara jüri olacak öğretim elemanları tanımlanır. Tanımlanan jürilere otomatik olarak gerekli yetkiler sistem tarafından verilir. Tez sınavlarının tarih, yer, saat, jüri gibi bilgileri sisteme tanımlanır. Tanımlanan sınav bilgileri öğrenci ekranına bilgilendirme amaçlı olarak eş zamanlı yansır.

 

İlişik Kesme İşlemleri

İstenmeyen bazı durumlarda, öğrencilerin eğitim süreçleri başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Prens - Lisansüstü Öğrenci İşleri Sistemi, yönetmeliklerde belirtilmiş tüm ilişik kesme durumlarını otomatik olarak tespit etmektedir.

 

Sistem tarafından desteklenen ve otomatik olarak tespit edilen ilişik kesme sebeplerinden bazıları:
• Üst üste veya aralıklı olarak iki kez kaydını yenilemeyen,
• Bilimsel hazırlık programlarının süresi sonunda başarılı olamayan,
• Tezsiz yüksek lisans programlarında başarısız olduğu ders sayısını dördüncü yarıyılın sonuna kadar dört ve daha aza indiremeyenler ile altıncı yarıyıl sonuna kadar bütün derslerden başarılı olamayan ya da başarılı olduğu halde akademik ortalaması 2.50'nin altında olan,
• Tezli yüksek lisans veya doktora yeterlik programlarına yüksek lisans derecesiyle girip en az ders yükünü ve seminer dersini dördüncü yarıyılın; doktora/sanatta yeterlik programlarına lisans derecesiyle girip en az ders yükünü altıncı yarıyılın sonuna kadar başarıyla tamamlayamayan ya da bu süreler sonunda bütün derslerden başarılı olduğu halde akademik ortalaması yüksek lisans programlarında 2.50, doktora/sanatta yeterlik programlarında 3.00'ün altında olan,
• Doktora yeterlik tez çalışma raporu çalışmaları tez izleme komitesi tarafından üst üste iki defa ya da toplam üç defa başarısız kabul edilen veya uzmanlık alan derslerinden üst üste iki kez veya aralıklı olarak üç kez başarısız olan,
• Yabancı dil geliştirme süresi sonunda başarılı olamayan,
• Doktora yeterlik sınavlarında ikinci kez başarısız olan veya doktora yeterlik Tez çalışması önerisi jüri tarafından ikinci kez reddedilen,
• Tez raporu reddedilen veya düzeltilmiş tez raporunu jüriye zamanında teslim etmeyen ve bu nedenle savunma sınavına girmeyen,
• Yüksek Lisans tez önerisi üçüncü yarıyılın program haftasına kadar kabul edilmeyen,
• Programları süresi içinde tamamlayamayan,
• Doktora yeterlik sınavından sonra yeterlik komitesi tarafından alınması istenen derslerde gerekli başarıyı gösteremeyen,

öğrencilerin enstitü ile ilişiği kesilir.

 

Akademik Takvim Yönetimi

Akademik takvim yönetimi, her bir süreçte ilgili ekranların kullanıcılara açılmasını sağlamaktadır. Böylelikle:

 

• Program kayıt tarihleri dışında program kaydı ekranlarına erişilememektedir.
• Not giriş tarihleri dışında öğretim üyeleri not girişi yapamamaktadır.
• Başvuru tarihleri dışında aday öğrenciler sisteme başvuramamaktadır.
• Mülakat tarihleri dışında jüriler sınav sonuçlarını sisteme girememektedir.

 

Akademik takvim, tüm eğitim süreçlerinde yapılan toplu işlemlerin takibini sağlamaktadır. Böylelikle genelde sarkan birçok süreç, sistem tarafından konulan kısıtlarla daha disiplinli bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.

 

Web Sayfası Entegrasyonu

Enstitülerin yoğun gündemleri WEB sitesi olanaklarını sonuna kullanımını gerekli kılmaktadır. Enstitüler, ilanlar, haberler gibi standart yayınlar dışında, kontenjanlar, kazanan listeleri, ders kataloğu gibi çok sayıda dinamik veriyi de WEB sitelerinden yayınlama ihtiyacı içerisindedir. Prens Tümleşik İçerik Yönetim Sistemi ile tüm bu işlemler kolayca ele alınır. Otomasyon üzerinde yapılan değişiklikler anında WEB sitenize yansıyacaktır. Ayrıca kullanılan araçlar ile WEB sitenizde durağan verilerin değişimi, akademik takvimin yayınlanması, yeni belgelerin eklenmesi işlemleri uzman bilgiye sahip olmayan temel düzey bilgisayar kullanıcıları tarafından rahatlıkla yapılabilmektedir.

 

Referanslarımızdan bazıları: